Training Microsoft : SharePoint Online

Training Microsoft : SharePoint Online


Pada 21 Mei 2025 saya diberi kesempatan untuk menjadi pemateri training microsoft sesi 1 dengan topik "SharePoint Online".

Training ini diselenggarakan oleh Departemen Human Resource (HR) Grobest Indonesia untuk beberapa divisi, dimulai dari materi SharePoint Online, Power BI dan Power Automate. 

Pada sesi ini, dimulai dari pengenalan awal tentang SharePoint, mengingat SharePoint Online ini masih jarang digunakan untuk tim. 

Memberikan Materi Training SharePoint

Apa itu SharePoint ?

SharePoint merupakan platform kolaborasi dari Microsoft yang digunakan untuk menyimpan, berbagi, dan mengelola dokumen serta informasi dalam lingkungan kerja. 

Hal ini sangat membantu organisasi dalam meningkatkan efisiensi kerja dengan memudahkan dalam mengakses data serta alat-alat lainnya untuk berkolaborasi.

Mengapa SharePoint sangat penting dalam bisnis?

Digitalisasi dalam dunia bisnis memberikan dampak yang signifikan, SharePoint menawarkan solusi untuk pengelolaan dokumen dan informasi perusahaan. 

Dengan kemampuannya dalam integrasi dengan Microsoft 365, SharePoint membantu tim bekerja secara lebih produktif.

SharePoint sangat membantu sistem kerja kami di Grobest terkhusus departemen Aquaculture Technology Development (ATD) dan Marketing & Komunikasi. 

Departemen ini sangat berkaitan dengan sistem publikasi marketing tools, analisis dan visualisasi data (Baca : Grobest Indonesia : Aquaculture Technology Development & Data Analyst).

Situs SharePoint

Apa saja fitur SharePoint?

1. Dokumen dan Manajemen Konten 

SharePoint menyediakan document library, tempat pengguna dapat menyimpan dan mengelola dokumen dalam folder atau dengan metadata. 

Pemilik situs dapat mengatur privasi situs menjadi situs privat maupun akses publik. Mengatur anggota situs dan pengunjung sesuai dengan kebutuhan.

SharePoint Libraries

Sistem manajemen konten memiliki fitur penting yaitu :
  • Versioning: Menyimpan berbagai versi dokumen agar pengguna dapat melacak perubahan.
  • Check-in/Check-out: Memastikan dokumen tidak diedit secara bersamaan oleh beberapa pengguna tanpa koordinasi.
  • Permissions: Membatasi akses dan memberikan kontrol lebih kepada pemilik dokumen.
Dengan fitur-fitur tersebut, memungkinkan sistem manajemen konten yang aman, mudah diakses dan terpercaya.

Dokumen yang Disorot

Dokumen bisa ditampilkan dalam bentuk folder libraries maupun pada halaman tersendiri dengan fitur dokumen yang disorot.

Tidak hanya dalam bentuk dokumen saja, kita juga dapat membuat halaman untuk streaming video training. 

Halaman Streaming Video Training

2. Kolaborasi Tim

SharePoint memiliki fitur-fitur yang user friendly yang memungkinkan tim dapat berkolaborasi dengan mudah dan aman. Beberapa fitur penting dalam kolaborasi tim yaitu :
  • Situs Tim (Team Sites): Tempat yang memungkinkan anggota tim berbagi dokumen, kalender, tugas, dan diskusi. 
  • Integrasi dengan Microsoft Teams: Memudahkan komunikasi dan berbagi file langsung dari aplikasi Teams. 
  • Lists dan Libraries: Membantu mengatur informasi dalam format tabel agar mudah dicari dan dikelola. 
SharePoint List

SharePoint list dapat memudahkan kita dalam pengumpulan dan mengelola data. Tim lapangan dapat melakukan entri data melaui aplikasi power apps maupun microsoft form. 

Kemudian kita dapat mengatur flow proses dengan power automate. Data-data tersebut dapat disimpan dalam SharePoint list sebagai sistem database.

Data-data yang kami kumpulkan pada SharePoint list seperti data budidaya, stock barang, pengajuan barang dan lain sebagainya (Baca : Power Apps Technical - Marketing : Pengajuan, Training, Edukasi dan Report).

Data tersebut kemudian dapat kita kelola dan visualiasikan dengan tools seperti Power BI (Baca : Power BI Technical Aquaculture : Laporan Data, Penyakit, Inventory, Training & Performa Budidaya).

3. Automasi dan Workflow

SharePoint memungkinkan kita dalam melakukan proses automasi. Ditambah lagi, aplikasi yang ada dalam Microsoft 365 dapat saling berintegrasi. Adapun beberapa aplikasi tersebut yaitu :
  • Power Automate: Membantu membuat alur kerja otomatis, seperti pemberitahuan email atau persetujuan dokumen. 
  • Formulir dengan Microsoft Form dan Power Apps: Memungkinkan pengguna membuat aplikasi berbasis formulir untuk mengelola data. 
  • Integrasi dengan Outlook & Planner: Memudahkan dalam perencanaan proyek dan tugas.
SharePoint memiliki fitur yang cukup lengkap. Situs SharePoint misalnya, memiliki desain tampilan atau template yang menarik dan cukup mudah digunakan.

Kita dapat berbagi konten, dokumen, video, data, dan lain sebagainya untuk tim maupun kolega dilingkungan kerja kita.