Training Microsoft : Power Automate

Training Microsoft : Power Automate

Pada 18 Juni 2025 saya diberi kesempatan untuk menjadi pemateri training microsoft sesi 3 dengan topik "Power Automate".

Training ini diselenggarakan oleh Departemen Human Resource (HR) Grobest Indonesia untuk beberapa divisi, dimulai dari materi SharePoint Online, Power BI dan Power Automate.

Materi training microsoft sesi 1 "SharePoint Online" dan sesi 2 "Power BI" telah dipublikasikan pada artikel sebelumnya (Baca : Training Microsoft : SharePoint Online) dan (Baca : Training Microsoft : Power BI).

Pada sesi ini, dimulai dari pengenalan awal tentang Power Automate, mengingat Power Automate ini masih jarang digunakan oleh tim.

Apa itu Power Automate?

Power Automate merupakan layanan berbasis cloud yang memungkinkan pengguna untuk membuat alur kerja otomatis antara aplikasi dan layanan untuk menyinkronkan file, mendapatkan pemberitahuan, mengumpulkan data, dan banyak lagi. Aplikasi ini memiliki tujuan yaitu :

  1. Mengurangi pekerjaan manual dan berulang
  2. Meningkatkan efisiensi dan produktivitas
  3. Memastikan konsistensi proses bisnis
  4. Mempermudah integrasi antar aplikasi 

Mengapa Power Automate Sangat Penting dalam Bisnis?

Industri dewasa ini mulai menerapkan digitalisasi dan automatisasi dalam sistem kerja. Sistem kerja yang mulanya dilakukan dengan banyak tahapan, sekarang mulai disederhanakan dan diautomatisasikan. 

Power Automate memainkan peranan yang sangat penting dalam hal ini. Adapun Power Automate memiliki fitur utama, antara lain :

1. Instant Cloud Flow

Instant Cloud Flow

Alur kerja yang dijalankan secara manual oleh pengguna. Contoh : Kirim pesan Teams dengan satu klik


2. Automated Cloud Flow

Automated Cloud Flow

Alur kerja yang berjalan otomatis berdasarkan pemicu tertentu. Contoh : Kirim email saat file baru ditambahkan ke SharePoint


3. Scheduled Cloud Flow

Schedule Cloud Flow
Alur kerja yang dijalankan berdasarkan jadwal tertentu. Contoh : Kirim laporan setiap Senin pukul 08.00



4. Describe It to Design It

Describe it to design it
Alur kerja yang dirancang dengan bantuan AI. Kita hanya perlu menulis promp dan kemudian AI akan merancang flow sesuai dengan yang kita inginkan.




5. Desktop Flow
Desktop Flow
Otomatisasi proses di desktop menggunakan Robotic Process Automation. Contoh : Menyalin data dari aplikasi desktop ke Excel



Komponen Utama

Trigger (Pemicu): Titik awal dari alur kerja. Contoh: Saat update data di form, unggah data ke OneDrive”.

Actions (Tindakan): Langkah-langkah yang dilakukan setelah trigger. Contoh: “Kirim email”, “Tambahkan data ke Excel”, “Kirim notifikasi ke Teams”.

Connectors (Penghubung) : Menghubungkan Power Automate dengan layanan lainnya. Contoh: Outlook, SharePoint, Excel, Google Drive, Twitter, dll.

Templates (Templat) : Alur kerja siap pakai yang bisa langsung digunakan atau dimodifikasi

Contoh Aplikasi Power Automate

1. Email Pengingat Pengisian Form

Flow Email Otomatis

Trigger : Reccurence (atur schedule waktu), Actions : Send an Email, Connectors : Excel, & Outlook. File Excel berisikan data email tim Laboratorium. Kemudian flow tersebut mengambil database list dan kemudian mengirimkan email kepada tim pada periode waktu yang ditentukan. 

2. Update Data dari Microsoft Form ke Sharepoint List
Flow Pengisian Data

Trigger : When a new response is submitted, Actions : Create Item & Send an Email, Connectors : Excel, Microsoft Form, & Sharepoint. File Excel berisikan data email tim berdasarkan area penempatan.

Ketika tim melakukan pengisian di microsoft form, data akan masuk ke sharepoint list dan akan ada email otomatis. Email tersebut akan dikirimkan ke email pengisi dan CC manager area.

3. Formulir Pengajuan Barang

Flow Pengajuan Barang

Trigger : When a new response is submitted, Actions : Create Item, Star and Wait for an Approval & Send an Email, Connectors : Excel, Microsoft Form, & Sharepoint. File Excel berisikan data email tim berdasarkan area penempatan.

Ketika tim melakukan pengajuan barang pada microsoft form, maka data akan masuk ke sharepoint list dan email otomatis. Manager mereka akan mendapat notifikasi dan approval melalui email maupun microsoft teams. Setelah diapprove, maka data akan diupdate pada sharepoint list (kolom status pengajuan) dan email notifikasi.

Kelebihan Power Automate

Power Automate memiliki kelebihan antara lain :
  1. Tanpa Kode (Low-code/No-code): Cocok untuk pengguna non-teknis
  2. Integrasi Luas: Mendukung banyak aplikasi populer
  3. Skalabilitas: Bisa digunakan untuk tugas sederhana hingga proses bisnis kompleks
  4. Mobile Friendly: Bisa membuat dan menjalankan flow dari aplikasi mobile

Sesi Demonstrasi

Training Power Automate

Pada sesi demonstrasi, saya menjelaskan cara membuat database user, mulai dari nama, alamat email, area, atasan (manager) dan lain-lain.

Kemudian dilanjutkan dengan membuat schedule cloud flow. Tahap ini dilaksanakan sampai peserta berhasil mengirimkan email otomatis. Setelah berhasil, mereka melanjutkan dengan membuat formulir pengajuan barang melalui microsoft form.

Setelah itu, mereka membuat list database user berdasarkan area penempatan. Terakhir, mereka membuat flow untuk pengajuan barang. 

Training Power Automate ini merupakan sesi terakhir dari Training Microsoft, sampai berjumpa kembali pada training selanjutnya. Salam!!